Privatlivspolitik og brugervilkår for Ubberup Højskoles Elevforening
August 2019
Denne skrivelse, beskriver hvordan Ubberup Højskoles Elevforening har tilrettelagt arbejdet med persondata efter den nye lov om persondata fra maj 2018 og der er svar på de vigtigste spørgsmål om adfærd, persondataloven har medført for bestyrelsen i foreningen.
Persondata
Alle data, som kan henføres til en person ved hjælp af navn, adresse, cpr, telefon eller anden nøgle er persondata. Uanset, om det er data på et stykke papir eller digitaliseret. Data om personer, som er anonymiseret, er ikke persondata.
Med indførelsen af den nye lov om, bliver data om en person også dennes ejendom. Det betyder flere rettigheder til den enkelte borger (og vores medlemmer), et større ansvar for Ubberup Højskoles Elevforening som databehandler og et større ansvar for det enkelte bestyrelsesmedlem omgang med persondata. Som en konsekvens af loven er der også indført mulighed for skrappe sanktioner til de organisationer, der ikke lever op til ansvaret.
Sikker håndtering af persondata er en del af Ubberup Højskoles Elevforenings administration. Vi har udnyttet tiden siden loven trådte i kraft til at samle erfaringer om de nye regler og de erfaringer bliver nu formidlet videre til dig.
Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger
Ubberup Højskoles Elevforening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Du kan altid kontakte Ubberup Højskoles Elevforening
Adresse: Højskolevej 6, 4400 Kalundborg
Mail: elevforeningen@uhe.dk
Hjemmeside: https://uhe.dk/
Fortegnelse over databehandling i Ubberup Højskoles Elevforening
I Ubberup Højskoles Elevforening har vi samlet alle oplysninger om data i en central fortegnelse over databehandlinger. Den fortegnelse giver mulighed for at svare på spørgsmål fra medlemmerne om deres data, så vi kan efterkomme deres rettigheder. Det er et krav i loven, at alle databehandlinger skal registreres i sådan en fortegnelse. Ubberup Højskoles Elevforening har en databehandleraftale med Foreningsadministrator, som udgør den største samlede databehandling i Ubberup Højskoles Elevforening.
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
Medlemsoplysninger: Fx kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse
Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.
Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.
Oplysningerne bruges til at identificere dig som bruger og til at kunne levere de services, du har efterspurgt, som f.eks. at fremsende et nyhedsbrev.
Det er Ubberup Højskoles Elevforenings opgave at passe på de personlige oplysninger, medlemmerne har betroet os, så uvedkommende ikke får adgang til dem.
Formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:
- At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
- At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
- At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
- At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger
Formålene med at behandle oplysninger om Ubberup Højskoles Elevforenings medlemmer er:
- At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
- At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
- At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
- At kunne levere varer og ydelser du har bestilt
- At administrere din relation til foreningen
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:
- At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
- At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
- At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter
- At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Oplysningerne opbevares i det tidsrum, der er tilladt i henhold til lovgivningen, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaring. Det er derfor ikke muligt at angive en generel tidsramme for, hvornår informationer slettes, dog slettes oplysninger om dig et halvt år efter at dit medlemskab, er ophørt.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:
- Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
- Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
- Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
- Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
- Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.
Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, har du også mulighed for at tage kontakt til Datatilsynet.
Revision af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændre privatlivspolitikken ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.
Elevforeningsweekender
Elevforeningen afholder weekender og arrangementer i løbet af året. Deltagelse på disse arrangementer kræver medlemskab af elevforeningen. Dertil er tilmelding bindende ved betaling af arrangementet.
Du tilmelder dig gennem vores brugerportal: https://uhe.dk/ - Du skal være logget ind, for at kunne tilmelde dig.
Deltagelse er ikke gyldig før indbetaling er registreret.
Kun Lørdag: 175 kr.
Fredag – Søndag: 325 kr.
Fredag – Lørdag: 275 kr.
Lørdag – Søndag: 225 kr.
Indbetales på Reg. Nr.: 5332 Kontonummer: 0245099 - Noter arrangementsnavn, dit navn og dit første hold nummer på skolen på indbetalingen, så vi kan matche din tilmelding med din betaling.
Praktisk information:
Overnatning: Det er muligt at overnatte i de undervisningslokalerne i Nærheden (Charlotte og Axel) og i yogasalen. Du skal derfor medbringe dit eget overnatningsudstyr; sovepose og underlag mm. Skolen har dog nogle feltsenge som kan lånes efter ”først til mølle”-princippet.
Alkoholforbud: Skolens lærerstab og elevforening har i fællesskab besluttet en ’non alkohol policy’ i forbindelse med elevforeningens weekender. Dette er både gældende for gæster og nuværende elever.
Gæstepolitik: Weekenden er forbeholdt medlemmer af elevforeningen og højskolens nuværende kursister. Der vil derfor ikke være mulighed for at have gæster i denne weekend, hvis man er elev på skolen.
Gensynsweekend
Denne ene weekend om året huser højskolen alene elevforeningens medlemmer – så kom og vær sammen med alle dine højskolevenner og skolens ansatte, og nyd en dejlig sensommerweekend på Ubberup. Du har samtidig mulighed for at deltage i Ubberupløbet om lørdagen, hvis du har lyst.
Opfølgningskurset som ligger i forlængelse af Gensynsweekenden afholdes af Ubberup Højskole og ikke af elevforening. Det er et opfølgningskursus, som er åbent for alle som tidligere har gennemført et langt kursus på højskolen.